Politica de retenție

Operatorul care prelucreaza date

 Operatorul datelor cu caracter personal obtinute de la clienti, colaboratori, salariati  si posibili angajati ai companiei este:

• Pehart Tec Grup SA si firmele din grup, denumite : „Pehart Grup”
• Adresa sediului social: Petresti,strada 1 Mai, numarul 1, Petresti, judetul Alba
• Ne puteti contacta prin: – email dpo@pehartgrup.ro
• Prin telefon catre Secretariat

In cadrul prezentei politici, operatorul datelor cu caracter personal va fi denumit „Pehart Grup” sau „compania”.

 

2.  General

  Nevoia de a pastra date cu caracter personal variaza in functie de tipul de date care sunt prelucrate in cadrul companiei.

Unele date sunt sterse imediat ce nu mai este nevoie de ele, in timp ce altele trebuie stocate pana in momentul in care compania nu mai are nevoie de aceste date . In momentul in care nu mai avem nevoie de documentele pe care se regasesc datele cu caracter personal, acestea se arhiveaza conform procedurii noastre de arhivare si distrugere, urmand sa fie distruse conform procedurii mentionate.

Exista si cazuri in care fiecare companie trebuie sa isi stabileasca termenul de stocare a datelor cu caracter personal, in functie de activitatea pe care o desfasoara, tinand cont de Regulamentul UE 679/2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date.  Prin implementarea acestei politici de retentie a datelor cu caracter personal, compania se asigura ca respecta cerintele de stocare a datelor cu caracter personal conform prevederilor GDPR.

 

3.  Politica de stocare

 Domeniul de aplicare al prezentei politici acopera toate datele companiei , respectiv datele stocate in sistemele informatice sau datele provenite din parteneriate si  colaborarile contractuale, indiferent de locatia in care sunt prelucrate datele.  Politica de stocare din cadrul companiei Pehart  Grup  asigura ca sunt respectate cerințele GDPR. Această Politică, se referă, în principal, la principiul limitării reținerii în timp a datelor cu caracter personal prelucrate și care presupune stocarea acestora numai pentru o perioadă de timp necesară scopurilor pentru care sunt procesate aceste date. Politica de stocare  a datelor personale este destinată în primul rând ca o resursă favorabilă activității companiei, care va aloca perioade de retenție relevante în toate domeniile de activitate și departamentele companiei. permițând desfășurarea activităților de eliminare/ștergere a datelor personale într-o manieră consecventă și controlată,conform procedurii noastre de arhivare si distrugere.

 

4.  Solicitări cu privire la Politica de stocare a datelor personale (retenție)

Politica de retentie (stocare) a datelor se aplica tuturor persoanelor fizice in calitate de angajati sau clienti ai companiei, dar si reprezentantilor partenerilor sau colaboratorilor nostri contractuali , atat in calitate de Operatori de date cu caracter personal in relatie cu Pehart Tec Grup sau in calitate de persoane imputernicite de Operator, conform GDPR.

Datele cu caracter personal sunt prelucrate de companie numai in cazul in care avem consimtamantul expres al persoanei vizate, adica prin semnarea unui acord de prelucrare a datelor cu caracter personal.

In masura in care aveti intrebari legate de perioada de stocare a datelor dumneavoastra cu caracter personal, va rugam sa contactati persoana responsabila pentru protectia datelor cu caracter personal din cadrul companiei, la adresa de email dpo@pehartgrup.ro.

 

5.  Motivele care justifica stocarea  pe termen lung a datelor personale in cadrul companiei Pehart Tec Grup:

 Compania nu considera eficienta gestionarea unei cantitati mari de date cu caracter personal, de aceea suntem atenti la cantitatea de date personale prelucrate si la perioada de stocare a acestora, prelucrand astfel doar datele strict necesare in activitatea zilnica a tuturor departamentelor din cadrul companiei. Exista totusi anumite date care trebuie pastrate o perioada mai lunga de timp, pentru a proteja interesele societatii, pentru a salva dovezi cu privire la prelucrarea sau stergerea conform legii si a prezentei politici a datelor cu caracter personal prelucrate, daca Pehart Tec Grup considera ca este necasar. Motivele pentru care stocam pe termen lung anumite date cu caracter personal sunt:

• Litigii
• Reglementari legale
• Investigarea accidentelor de munca
• Anchete privind producerea unui accident de securitate
• Siguranta poprietatii intelectuale
• Indeplinirea atributiilor de serviciu
• Protejarea bunurilor Pehart Tec Grup impotriva distrugerii si accesului neautorizat

 

6.    Perioadele de retentie (stocare) a datelor cu caracter personal

Exemple de categorii de date si stocarea acestora:

 

Categorii de date	Perioada de retentie
Date din sectiunea de Contact a site-ului: Nume, Prenume, Adresa de email, Numar de telefon	Datele din formularul de contact sunt stocate in baza de date a site-ului timp de 30 de zile.Acestea sunt redirectionate catre adresa de email office@pehartgrup.ro
Date din sectiunea de cariera:Nume, Prenume, Numar de telefon, Adresa de email, CV	6 luni
Metadate	180 de zile
Date colectate din participarea la promotii sau concursuri	Datele colectate din prticiparea la promotii/concursuri se sterg la 30 de zile dupa incheierea campaniei.

7.    Distrugerea datelor

 Distrugerea datelor asigură utilizarea în mod eficient a datelor colectate în cadrul activității, ceea ce face ca gestionarea datelor și recuperarea acestora să fie posibilă și rentabilă.

Când perioada de retenție a datelor personale  expiră, compania distruge în mod activ datele acoperite de această Politică. Dacă un angajat (sau colaborator) care are acces la datele personale prelucrate consideră că anumite date nu ar trebui să fie distruse, acesta/aceasta ar trebui să contacteze superiorul direct, Responsabilul cu Protecția Datelor sau în lipsa acestuia, a managementului direct al companiei, astfel încât să poată să fie luată în considerare o excepție de la regulile instituite în prezenta Politică. Întrucât această decizie are implicații juridice pe termen lung, excepțiile vor fi făcute doar de un membru sau de membrii echipei de conducere a companiei.

Compania îi îndrumă în mod special pe angajați (sau pe colaboratori) să nu distrugă date care încalcă această Politică. Distrugerea datelor pe care un angajat (sau colaborator) le poate considera dăunătoare pentru companie sau distrugerea datelor în încercarea de a ascunde o încălcare a legii sau a prevederilor prezentei Politici sunt demersuri în mod explicit interzise.

 

8.    Solicitari de stergere a datelor cu caracter personal

Stergerea datelor cu caracter personal este posibila prin trimiterea unei solicitari pe email la adresa dpo@pehartgrup.ro, in care trebuie sa se mentioneze urmatoarele:

• Datele dumneavoastră de contact pentru transmiterea răspunsului/punctului de vedere al companiei;
• Numele dumneavoastra
• Activitățile de prelucrare prin care datele au fost colectate sau procesate
• Tipul datelor colectate sau prelucrate pe care doriți să le ștergeți;
• Numărul total de înregistrări care trebuie șterse;

Termenul de raspuns la aceste solicitari este de 15 zile de la data emiterii solicitarii.  În măsura în care, complexitatea solicitării dumneavoastră implică necesitatea prelungirii termenului de răspuns pentru o perioadă care nu va depăși 30 de zile lucrătoare de la data transmiterii solicitării. În acest sens, un reprezentant al companiei vă va comunica situația solicitării transmise.

În măsura în care solicitarea transmisă, se va soluționa după evaluarea acesteia în cadrul Pehart Tec Grup, cu ștergerea datelor dumneavoastră, vom trimite în atenția dumneavoastră un document care reprezintă punctul de vedere al companiei cu privire la solicitarea dumneavoastră și acțiunile întreprinse, prin mijlocul de comunicare agreat. Documentul va cuprinde cel puțin următoarele informații:

• Scopul/scopurile pe bază pentru care datele au fost prelucrate;
• Date care au fost șterse/eliminate/distruse și activitatea de prelucrare din cadrul PEHART GRUP de care acestea au aparținut;
• Numărul de înregistrări eliminate.

Documentul fizic transmis, este semnat de un reprezentant al PEHART  GRUP și este stocat și scanat în format fizic, pentru o perioadă de 3 ani de la data transmiterii notificării, urmând ca după această perioadă documentul original să fie distrus și reciclat. Dacă punctul de vedere va fi transmis prin email, acesta va fi stocat pe serverele companiei o perioadă de 3 ani de la data transmiterii acestuia către Client pe adresa de mail furnizată, apoi va fi șters.

Dacă trimiteți o solicitare către PEHART  GRUP în vederea accesului la activitățile de procesare a datelor dumneavoastră personale în compania noastră, vă rugăm să aveți în vedere că, din cauza procesării continue a datelor dumneavoastră personale și luând în considerare rutina stabilită în sistemele noastre pentru ștergerea informațiilor prelucrate în condițiile Politicii de Stocare a datelor, încercăm să vă menținem datele actualizate și exacte în orice moment. Astfel, această procesare de rutină poate implica modificarea sau ștergerea informațiilor personale pe care le procesăm, după ce ați trimis o solicitare către noi. În acest caz, PEHART  GRUP va furniza informațiile deținute în momentul în care vă trimitem răspunsul, chiar dacă acestea diferă de informațiile pe care le-am avut stocate la data trimiterii solicitării. Rețineți că ștergerea datelor dumneavoastră personale este o procedură pe care PEHART  GRUP ar fi efectuat-o chiar dacă nu ați fi trimis solicitarea.